Realizowane projekty

Warszawa, 9 września 2011 roku

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

W związku z rozpoczęciem od dnia 1 lipca 2011 roku realizacji Projektu „Wdrożenie aplikacji B2B integrującej systemy Biura Rachunkowego Vattax sp. z o.o. i jego Partnerów” na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-POIG.08.02.00-14-012/10-00 chcielibyśmy zaprosić Państwa do udziału w postępowaniu ofertowym mającym na celu wybór Wykonawcy w wyżej wymienionym zakresie. Projekt jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Informujemy, że obok umieszczenia niniejszego ogłoszenia na stronie internetowej i w siedzibie firmy Vattax, nasze zapytanie może zostać wysłane do większej liczby potencjalnych Wykonawców.

I.      Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie i wdrożenie aplikacji B2B integrującej systemy informatyczne Biura Rachunkowego Vattax i jego partnerów w ramach POIG Działanie 8.2.

Opracowana i wdrożona przez Wykonawcę aplikacja B2B wina być oparta o zaawansowane technologie i rozwiązania informatyczne pozwalająca na zintegrowanie popularnych systemów księgowych m.in. WF-FAKIR, RAKS DOS, RAKS 2000, Symfonia, WF-GANG, WEWNĘTRZNEGO SYSTEMU DO RAPORTOWANIA I ZARZĄDZANIA ZLECENIAMI z systemami magazynowymi wykorzystywanymi przez Partnerów Vattax (m.in. WF-MAG, Symfonia, Büroware).

Aplikacja przejmie obsługę kluczowych procesów związanych z pozyskiwaniem aktualnych danych z programów Partnerów, udostępnianiem raportów, deklaracji, sprawozdań i analiz oraz umożliwi zamawianie usług i automatyczne zarządzanie personelem Zamawiającego. Dzięki powstałej aplikacji ostanie umożliwiony dla Partnerów Vattax dostęp do zgromadzonych lub wytworzonych danych w czasie rzeczywistym bez ograniczeń wynikających z godzin pracy firmy.

W założeniach Projektu przyjęto, iż  systemem B2B zostaną objęte następujące procesy biznesowe:

1.      Proces zamawiania usług/raportów wynikający z wcześniej zaksięgowanych dokumentów,

2.         Proces wymiany danych pomiędzy systemami finansowo-księgowymi biura rachunkowego i partnerów – import danych z systemów partnerów w formacie zależnym od wykorzystywanego systemu  do konwertera danych  a następnie poprzez aplikację B2B przekazywane są do aplikacji księgowej Zamawiającego.

3.                  Proces udostępniania informacji istotnych do podejmowania decyzji w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem Partnera - generowania zestawień, raportów.

4.                  Proces  zlecenia dodatkowych usług z możliwością podglądu stanu realizacji zleconej usługi.

5.                  Proces wystawiania zaświadczeń w wersji elektronicznej związanych z zatrudnieniem pracowników Partnera (zaświadczenie o zatrudnieniu, zaświadczenie o zarobkach).

6.                  Proces generowania raportów kadrowo-płacowych (raporty dotyczące wynagrodzeń, ewidencja czasu prac, planów urlopowych, grafików pracy).

7.                  Proces generowania dokumentów kadrowych (np. dokumentów niezbędnych do nawiązania stosunku pracy – umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia, skierowanie na badania wstępne i okresowe, oświadczenie o kosztach uzyskania przychodów, roczne informacje o przychodach).

8.                  Proces importowania dokumentów kadrowych Klienta w wersji papierowej (scany np. wniosków urlopowych , zwolnień lekarskich), dołączania ich do prowadzonej dokumentacji kadrowej oraz wykorzystanie i prezentacja danych zawartych w tych dokumentach w formie raportów (np. wykorzystanie urlopów, czas pracy itp.).  

Dodatkowo planowany system B2B wykorzysta zaawansowany podpis elektroniczny w zakresie:

·        zlecania zadań przez Partnera oraz podpisywania przygotowanych przez Zamawiającego dokumentów wymagających potwierdzenia przez Partnera

·        podpisywania przez Zamawiającego dokumentów tworzonych w lokalizacji Zamawiającego, które to Partner wygeneruje w swojej lokalizacji bezpośrednio z wykorzystaniem aplikacji B2B

W ramach przedmiotu zamówienia przewidziane zostały następujące rodzaje prac:

1)    prace analityczne - zmierzające do zidentyfikowania wymagań i ustalenia ogólnego zarysu systemu, zakończone odbiorem dokumentu podsumowującego ten etap. Dokument winien zawierać:

·               specyfikację wymagań

·               specyfikację przypadków użycia

2) etap wykonawczy - realizowany na podstawie uzyskanego od Zamawiającego projektu technicznego oraz modelu funkcjonalnego aplikacji

3) etap testów i weryfikacji zgodności z projektem; korygowanie błędów

4) odbiór systemu przez Zamawiającego

 Pozostałe wymagania:

·        Termin wykonania usługi - od dnia 24 września 2011 roku do dnia 31 sierpnia 2012 roku, zgodnie z Harmonogramem projektu stanowiącym załącznik do umowy podpisanej z Wykonawcą,

·        Potwierdzeniem wykonania i wdrożenia aplikacji B2B będzie protokół odbioru aplikacji od Wykonawcy, którego załącznikiem będzie stanowić raport z testów roboczych poszczególnych modułów funkcjonalnych z części systemu zlokalizowana na serwerach partnerów oraz systemu macierzystego aplikacji B2B zlokalizowanej na serwerze Zamawiającego.

II.  Termin i forma składania ofert

Pełne oferty w pliku pdf powinny być przesłane na adres vattax@vattax.pl w terminie do dnia 16 września 2011 roku, do godziny 12.

III.           Informacje dotyczące oferty:

1. Oferta powinna zawierać oświadczenie Wykonawcy o związaniu ofertą przez okres 60 dni od daty jej złożenia.
2. 30-dniowy terminu płatności wynagrodzenia od dnia odbioru poszczególnych etapów zrealizowanej usługi.

IV.             Ważność oferty

Oferta będzie nieważna i odrzucona w następujących przypadkach:

§         oferta nie zostanie złożona w terminie wskazanym w Zaproszeniu,

§         oferta nie będzie zgodna z postanowieniami zawartymi w Zaproszeniu.

§         Wykonawca nie dokonał uzupełnienia oferty lub nie udzielił wyjaśnień dotyczących oferty we wskazanym przez Vattax terminie.

V.    Pozostałe postanowienia zaproszenia

1.     VATTAX z o.o. zastrzega sobie prawo do żądania od Wykonawców informacji dodatkowych w razie potrzeby.

2.     VATTAX sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do wycofania Zaproszenia bez podania przyczyn i bez zwrotu kosztów bądź wypłaty odszkodowań.

3.     VATTAX sp. z o.o. zastrzega sobie prawo odpowiedzi na wybrane oferty.

4.     VATTAX sp. zo.o. ma prawo unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia bez podania przyczyn i bez zwrotu kosztów bądź wypłaty odszkodowań.

5.     Wszelkie koszty udziału w postępowaniu i sporządzenia oferty ponosi wyłącznie Wykonawca.

6.     Wykonawca będzie dokonywał wyboru oferty najbardziej efektywnej z uwzględnieniem ceny i doświadczenia Wykonawców wyłącznie spośród ofert Wykonawców spełniających wymagania określone w Zaproszeniu. Na potwierdzenie doświadczenia Wykonawcy są zobowiązani do złożenia oświadczenia o wykonaniu co najmniej 3 usług obejmujących opracowanie oraz wdrożenie aplikacji B2B integrującej różne środowiska informatyczne z podaniem daty realizacji tych projektów, ich wartości oraz danych Zamawiających.

7.     Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji doświadczenia Wykonawcy w sprawie wykonanych usług określonych w pkt. 6, w tym także poprzez kontakt z Zamawiającymi aplikację B2B.

VI.             Pytania dotyczące oferty

Osobą upoważnioną do kontaktu jest Piotr Taranowicz tel. 22 6220866 wewn. 11, email: piotr.taranowicz@vattax.pl lub Kamila Grabowska tel. 6220866 wewn. 32 email:kamila.grabowska@vattax.pl.