Elektroniczne akta osobowe od stycznia 2019 roku oraz skrócenie czasu przechowywania akt osobowych

10 stycznia 2018 roku została uchwalona ustawa o zmianie niektórych ustaw dotyczących skróconego czasu przechowywania akt pracowniczych, jak również ich formy elektronizacji.
W wyniku nowelizacji kilku artykułów ustaw kodeksu pracy, zmiany te wejdą w życie wraz z dniem 1 stycznia 2019 r.

Zmiany dotyczące formy i okresu przechowywania akt osobowych

Ulegający skróceniu okres dotyczy przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika obejmujących stosunek pracy, która została nawiązana pomiędzy 31 grudnia 1998 r. a 1 stycznia 2019 r.

Zmieniające się przepisy regulują także kilka innych istotnych kwestii, które dotyczą nie tylko wymiaru przechowywania dokumentacji pracowniczej, ale także formy, w jakiej jest ona przygotowywana. W związku z tym wchodzące regulacje w przepisach prawa kodeksu pracy będą nakładać na pracodawców obowiązek udzielenia pracownikom informacji o zmieniającej się postaci prowadzenia i przechowywania akt osobowych oraz o możliwościach odbioru poprzednio obowiązującej dokumentacji pracowniczej, w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia, w którym zostali oni o tym poinformowani.

To oznacza, że wraz z wejściem prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej, będzie ona równoważna z aktami osobowymi, które są przechowywane i prowadzone w formie papierowej. Ważnym aspektem z tym związanym jest fakt, że pracodawca może dobrowolnie zmieniać postać prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej – z elektronicznej na papierową i na odwrót. Zanim to jednak zrobi, musi wpierw sporządzić odwzorowanie cyfrowe skanu i zamieścić na nim:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• kwalifikowaną pieczęć elektroniczną pracodawcy,
• lub kwalifikowany podpis osoby, która została upoważniona przez pracodawcę.

Każda z form podpisu ma służyć potwierdzeniu zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Pracodawcy, na których zostały nałożone obowiązki regulowane przez nową ustawę kodeksu pracy, muszą także zwrócić uwagę na zmiany, dotyczące okresu przechowywania tejże dokumentacji pracowniczej, który został zredukowany z 50 do wymiaru 10 lat. Przetrzymywanie dokumentacji w prawach związanych ze stosunkiem pracy, jak i akta osobowe będą także dotyczyły osób, które pracują na zlecenie. Zarówno osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia czy innej formy umowy, która jest zgodna z Kodeksem cywilnym i stosuje się przepisy odwołujące się do zlecenia, ten okres będzie również obowiązywał w wymiarze 10 lat.

Sprawdź również:  Dokumentacja cen transferowych – czym jest i kogo dotyczy?

Szczegóły zmian związanych z aktami osobowymi, jak i innych regulacji następujących w kodeksie prawa pracy, możecie dowiedzieć się od specjalistycznego biura rachunkowego Vattax. Doświadczeni doradcy, aktualizujący na bieżąco swoją znajomość obowiązującego prawa, służą pomocą wszystkim podmiotom gospodarczym w zakresie administracji czy finansów. Korzystając z zaufanego grona specjalistów, będziesz mógł wyzbyć się wszelkich obaw, w wyniku czego Twoja firma będzie prawidłowo prosperować, zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem.