Ochrona danych osobowych, a działalność biura rachunkowego.

W dzisiejszych czasach możemy zaobserwować wzrastającą świadomość społeczeństwa dotyczącą praw, jakie im przysługują. To sprawia, że tym bardziej podejmują się weryfikacji działań firm czy instytucji państwowych. Nie inaczej jest w przypadku biur rachunkowych, które dysponują bazą klientów i ich danymi prywatnymi. Na łamach artykułu dowiecie się jakie informacje przekazują najczęściej klienci i jak usługi księgowe starają się zabezpieczyć powierzone przez nich dane.

Jakiego typu dane powierzają klienci biurom rachunkowym?

Osoby, które przychodzą z zamiarem skorzystania z usług biura rachunkowego, przekazują przedstawicielom liczne informacje dotyczące ich osoby i działalności, jaką prowadzą. Są to dane w postaci: faktur (sprzedażowe i zakupowe), umowy wyciągi bankowe, potwierdzenia dokonanych transakcji czy dokumenty pracownicze. Bardziej szczegółowe materiały obejmują także dane kontrahentów, (oraz dostawców i odbiorców), informacje o zrealizowanych przez firmę transakcjach czy dane kadrowe, mówiące o zatrudnionych pracownikach np. zwolnieniach lekarskich, urlopach.

W wyniku rozpatrzenia przez osoby postronne mogą wycieknąć takie dane osobowe jak numery PESEL czy informacje z kopii dowodów osobistych. Niedopilnowanie dostatecznie ochrony danych, (także za sprawą zawartych klauzuli poufności w powierzonych dokumentach), może skutkować narażeniem firmy na duże koszty materialne. Dlatego też w biurach rachunkowych podejmuje się liczne działania w ramach ochrony danych i ich zabezpieczenia.

Jak biuro rachunkowe zabezpiecza dane klientów?

Należyta ochrona danych osobowych to podstawa, która pozwala pozyskać zaufanie klientów, nawet na długie lata współpracy. Wychodzenie biura rachunkowego z inicjatywą wdrażania narzędzi i systemów zabezpieczających dane osobowe, może być kluczowy w istnieniu takiej firmy na rynku. Szczególnie wspomoże działanie biura znajomość prawa o ochronie danych i wiedza na temat wchodzących w życie reform i aktualizacji prawnych, która tym bardziej uchroni przed niebezpieczeństwem wycieku informacji.

W związku z pełnym zabezpieczeniem danych klientów stosuje się liczne praktyki, działania ochronne jak:
– aktualizacja wewnętrznych regulacji
– przeprowadzanie okresowych analiz
– dokonuje się dokładne przeglądu sprzętu (inwentaryzacja oprogramowania)
– zadbanie o posiadanie potrzebnych uprawnień, przez osoby dysponującymi danymi personalnymi
– ustalenie jasnych zasad, zapewniających bezpieczeństwo pracy
– monitorowanie i zgłaszanie wszelkich incydentów
– przeprowadzanie okresowych audytów

Sprawdź również:  Zalety pracy w nowoczesnym biurze rachunkowym.

Przedstawiony szereg działań dobrze prosperujących biur rachunkowych uchroni je przed nieprzyjemnościami. Dodatkowo dbając o odpowiednie zabezpieczenie w swoich systemach, będą postrzegane przez klientów, jako te, które działają zgodnie z zaleceniami GIODO.

W profesjonalnym biurze Vattax dokładamy wszelkich starań, aby dane osobowe klientów były jak najlepiej zabezpieczone. Prowadzenie nowoczesnych metod ochrony danych wraz z aktualną wiedzą naszych specjalistów możesz być spokojny o własną firmę. Powierzone informacje naszych klientów, to zobowiązanie, którego nie chcemy stracić.