System whistleblowing, czyli nowe obowiązki przedsiębiorców i członków zarządu

Chcąc przeciwdziałać praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, rząd wprowadził 13 lipca w życie nową ustawę, nakładającą na właścicieli dodatkowe obowiązki w zwalczaniu występowania nieprawidłowości w ich firmach. Nawiązując do art. 2 ust. 1 zobowiązanie to, dotyczy przedsiębiorców wszystkich istniejących branż, którzy dokonują lub przyjmują płatności w wysokości co najmniej 10 tys. euro w formie gotówkowej, w złożonych, powiązanych ze sobą transakcjach.

Poza tą grupą osób wlicza się także osoby przedsiębiorców, którzy prowadzą usługi polegające na tworzeniu jednostek organizacyjnych, wynajmu biura wirtualnego, wsparcia administracyjnego czy również osoby, które pełnią funkcję zarządu spółki w przedsiębiorstwie.

Czym jest system whistleblowing i jakie obowiązki spadają na barki właścicieli firm?

Osoby odpowiedzialne za zarządzanie w firmie i ich właściciele, powinny wraz z wejściem ustawy, wprowadzić wszelkie procedury przeciwdziałające finansowaniu terroryzmu oraz praniu pieniędzy, jak i innych form naruszeń przepisów, w ramy struktur prowadzonej przez nich działalności.

Do głównych kwestii poruszanych na łamach ustawy, pełni wdrożenie nowego systemu whistleblowing, skoncentrowanego na umożliwieniu działania osobom, chcącym zasygnalizować podejrzane zachowania i nieprawidłowości, jakie występują na łamach firmy.

Istotą działania tego systemu, jest to, że każdy pracownik i kontrahent pracujący w danej firmie, może anonimowo przekazać osobom zarządzającym informacje o dostrzeżonych nieścisłościach, za pośrednictwem niezależnego kanału komunikacyjnego, który zapewni pełną anonimowość nadawcy.

Podstawowe założenia systemu whistleblowing związane są z:

  • zgłoszeniami dokonywanymi przez pracownika lub inne osoby wykonujące na rzecz firmy, która zobowiązana jest do prowadzenia procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy,
  • wyznaczeniem osoby, która odbiera owe zgłoszenia odnośnie do nieprawidłowości,
  • ustaleniem sposobu, w jaki mają być odbierane zgłoszenia wraz z zapewnieniem o ochronie osoby sygnalizującej, przed działaniami o charakterze represyjnym czy innymi formami dyskryminacyjnymi, zastraszającymi,
  • ochroną danych osobowych pracownika sygnalizującego nieprawidłowości oraz osoby, której zarzucane są naruszenia, postępując zgodnie z aktualnymi przepisami o ochronie danych osobowych,
  • ustaleniem zasad zachowania poufności, gdy dane o osobach sygnalizujących i ich tożsamości zostaną ujawnione
  • uzgodnieniem działań, jakie powinny nastąpić po odebraniu zgłoszenia
Sprawdź również:  Czas na urlop! - zaległy urlop wypoczynkowy tylko do 30 września

Zmianą, która stanowi fundament w tego rodzaju postępowaniu, jest wyraźne podkreślenie odpowiedzialności osób zarządzających, do wyznaczenia określonych zasad w ramach procedury whistleblowing na łamach organizacji, w której działają.

Dlatego też, z tego względu należy podjąć wszelkie procedury przeciwdziałające nieprawidłowościom w firmie oraz ustalić system szkoleniowy z tym związany. Niedopełnienie tych obowiązków przez przedsiębiorców oraz inne osoby zarządzające w danej działalności, może skutkować nałożeniem na nich kar administracyjnych, w tym także sankcji pieniężnych. Postępowanie to ma na celu znieczulić polskie przedsiębiorstwa do bagatelizowania tego rodzaju ukrytych działań i powstających w ich toku nieścisłości.

Poszukując więcej informacji o aktualnych regulacjach prawnych, możesz skorzystać z profesjonalnego biura rachunkowego Vattax. Kompleksowe usługi doradcze pozwolą zaopatrzyć przedsiębiorców w zasób potrzebnej wiedzy, na temat prawa gospodarczego, jak i administracyjnego.