Dlaczego warto zdecydować się na złożenie raportu informacyjnego ZUS RIA 2019

Jeśli chcesz skrócić okres przechowywania akt pracowniczych już od początku 2019 roku możesz przekazać Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Do tej pory obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji wynosił 50 lat. Od 1 stycznia 2019 r okres ten zostaje skrócony do 10 lat, ale tylko wtedy, kiedy pracodawca złoży za każdego pracownika, którego zatrudnia od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku, raport informacyjny ZUS RIA.

Dokumentem, który należy przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia, jest raport informacyjny ZUS RIA, który zastąpi obowiązek wystawiania dokumentów, załączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń.

Kiedy należy złożyć raport ZUS RIA?

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych. Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów można odwołać, ale jeśli się tego nie zrobi, to należy złożyć w ZUS raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia w przypadku gdy pracownik zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia oraz równocześnie z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA (jeśli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę po złożeniu oświadczenia).

Ponadto kopię dokumentu należy przekazać pracownikowi w formie papierowej, a po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA wydać byłemu pracownikowi dokumenty, dotyczące jego zatrudnienia.

Jakie dane powinny znajdować się w raporcie informacyjnym ZUS RIA?

W raporcie informacyjnym ZUS RIA powinny znaleźć się dane, dotyczące między innymi wypłaconych przychodów, niezbędnych do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, okresów wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć, okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach), okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach), dat oraz trybów rozwiązania ostatniego stosunku pracy, stanowiących podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany. Raport informacyjny ZUS RIA powinien też zawierać informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy. Raport informacyjny ZUS RIA dotyczy danych za okres zamknięty.

Jakie są skutki nieprzekazania raportów informacyjnych do ZUS-u?

Jeśli nie złożysz za swoich pracowników raportów informacyjnych ZUS RIA, tak jak dotychczas, będziesz zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ustalamy podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad – przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u Ciebie.

Sprawdź również:  Aktualizacja KSR nr 9. Istotne zmiany dla przedsiębiorców.