Praca zdalna – czy zakup krzesła do pracy z domu dla pracownika powinien być wliczony do jego dochodu?

Praca z domu podczas epidemii stała się naszą codziennością. Regularne wizyty w biurze powoli zaczęły odchodzić w zapomnienie. Dodatkowo to również ogromne wyzwanie dla samych przedsiębiorstw i księgowych. Właśnie dlatego coraz częściej zauważamy outsourcing usług księgowych. Pracownicy Działów Kadr nieustannie muszą analizować nowe rozporządzenia, które określają kolejne zmiany. Jednocześnie liczne firmy fundują swoim pracownikom wygodne krzesła czy biurka. Wszystko w celu wykonywania swojej pracy bez niepotrzebnej przerwy. Czy taki zakup jest przychodem pracownika? Jak to wygląda od strony prawnej? Wszystko w jasny sposób wyjaśniamy w tym artykule.

Co mówi Urząd Skarbowy?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawił interpretację dotyczącą sytuacji, gdy przedsiębiorca dokonuje zakupu krzesła dla pracownika służącego pracy zdalnej (Nr interpretacji: 0113-KDIPT2-3.4011.725.2020.2.KS). Wskazał, że zakup biurka czy krzesła dla pracownika nie jest jego przychodem, jeżeli ten konkretny zakup dotyczy czynności, które są wykonywane w czasie wprowadzonego przez Rząd Stanu Zagrożenia Epidemicznego.
Co ciekawe Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgadza się z przedsiębiorcami, którzy podkreślali, że zakup takiego sprzętu nie leży w interesie pracownika, a właśnie w interesie biznesu. Dzięki tak zakupionym elementom możliwe jest zachowanie ciągłości pracy. To natomiast nie wpłynie negatywnie na spadek zarobków samego przedsiębiorstwa. Dodatkowo wyróżniono 3 sytuacje, które można wziąć pod uwagę:

  • Zwrot kosztów dla pracowników, którzy wykonują tak zwaną telepracę,
  • Zwrot kosztów dla pracujących zdalnie incydentalnie (niezależnie od epidemii),
  • Zwrot kosztów dla osób, które pracują z domu w czasie zagrożenia epidemicznego.

Co mówi ustawa antykryzysowa?

Usługi księgowe przechodzą w ostatnim czasie prawdziwe oblężenie. Wszystko to dzięki ustawie antykryzysowej. Zgodnie z nią podczas obowiązywania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemią, jak również 3 miesiące po ich odwołaniu, pracodawca może zlecić pracownikowi wykonywanie zadań określonych w umowie o pracę z miejsca jego zamieszkania. Oznacza to, że podmiot, który Cię zatrudnia, może skutecznie zarządzić pracę z domu dla całego przedsiębiorstwa.
W takiej sytuacji naturalnie potrzebne są odpowiednie narzędzia, które umożliwią wykonanie zleconych zadań. Może to być komputer, drukarka, skaner, telefon służbowy czy krzesło i biurko. Warto wiedzieć, że sama ustawa nie definiuje konkretnego sposobu dostarczenia niezbędnych elementów. Może to nastąpić przez wypłatę świadczenia za korzystanie z własnych zasobów lub też w formie rzeczowej.

Czy zakup krzesła wliczymy do dochodu pracownika?

Jeżeli osoba zatrudniona wykonuje obecnie pracę zdalną w związku z sytuacją epidemiologiczną, to taki zakup nie będzie skutkował powstaniem przychodu. Wszystko to oczywiście w rozumieniu ustawy o PIT. Oznacza to, że na wnioskodawcy nie będą ciążyły obowiązki płatnika.
Warto natomiast wspomnieć, że sprawa wygląda zupełnie inaczej w pozostałych dwóch przypadkach. W takiej sytuacji zakup krzesła pracownikowi, który świadczy telepracę lub wykonuje prace z domu incydentalnie, będzie określany jako przychód pracownika. Oczywiście taka osoba może zostać zwolniona z podatku na podstawie Ustawy o PIT (art. 21 ust. 1 pkt 13). W tym przepisie znajdziemy także informację, która wskazuje jasno, że wolne od podatku będą ekwiwalenty pieniężne za używane przez osoby zatrudnione materiały, narzędzia oraz sprzęt.
Zagadnienia związane z Tarczą Antykryzysową z całą pewnością mogą być trudne do zinterpretowania. Podsumowując, jeżeli pracujesz z domu w związku z epidemią, a Twój pracodawca zakupił Ci krzesło, nie wliczasz go w swój dochód. Jeżeli zaś od zawsze wykonujesz telepracę, to otrzymując biurko lub krzesło od pracodawcy musisz liczyć się z wliczeniem tego konkretnego zakupu do Twojego dochodu.
Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci zrozumieć różnicę między przedstawionymi sytuacjami – zarówno ze strony pracownika, jak i pracodawcy. Czas pandemii nie jest najłatwiejszy. Niemniej warto na bieżąco śledzić zmiany przepisów. Mogą w tym pomóc również dobre usługi księgowe i dedykowane dla obsługi Twojej firmy pracownicy biura rachunkowego, wyspecjalizowani w tym temacie.